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Optimización y eficiencia de Procesos

Resultado Universal

Optimizar la eficiencia operativa


Objetivo General

Evaluar el diseño de los procesos, los recursos que apoyan la ejecución, los métodos de seguimiento que permitan el aumento en el desempeño operativo.

Objetivos Específicos

Diagnosticar, Planificar, Implementar y Mejorar:
• El grado de profundidad en la especificación de como el proceso será ejecutado
• Las habilidades y conocimientos de las personas que ejecutan la operación
• El grupo de personas nombradas que supervisan la ejecución y el rendimiento de la
operación
• Los sistemas de información y de gestión que soportan la operación
• Los métodos de medición que la compañía usa para seguir el desempeño de los
procesos

Caso de Éxito
Gestión de Riesgo Operativo

El Problema

Una entidad bancaria había adquirido un software probado en varias entidades similares para sistematizar sus operaciones,; no obstante después de algunos meses de trabajo el sistema no podía iniciar operaciones porque no había una total claridad del modelo operativo que se requería y la forma como los procesos debían operar dentro de la estrategia definida por el banco.

Nuestra Aproximación

Se efectúo una revisión de la estrategia, productos, servicios y mercado para determinar los procesos sensibles y diseñar un modelo operativo totalmente alineado. Esto implicó el análisis, optimización, estandarización y documentación de los procesos con sus indicadores de gestión. Posteriormente se diseñó la estructura organizacional, cargos y perfiles requeridos para soportar el modelo operativo. Socializado y capacitado el personal sobre los beneficios del nuevo modelo, se inicio la parametrización y pruebas del core bancario lográndose implementar el nuevo sistema y cumpliendo con las expectativas que tenía planteada la entidad.

Los Beneficios

•El banco logro alinear sus procesos de negocio y definir un modelo operativo eficiente para sus necesidades.
• Se mejoró el servicio al cliente interno y externo logrando mayor eficiencia
operacional.
• Cambio cultural que ha llevado a un mejor reporte de los eventos de riesgos.
• Se implementó el nuevo sistema con el apoyo de los colaboradores clave optimizando
el uso de la tecnología.
• Se mejoró el control operacional, disminuyeron los riesgos y reclamaciones, se
estableció una estructura formal de documentación en procesos basada en ISO 9000.

Gestión de Riesgo de Liquidez

El Problema

Una institución financiera deseaba medir su exposición al riesgo de liquidez bajo las particularidades de los instrumentos activos y pasivos de su balance, los cuales carecían de fechas y valores ciertos de vencimiento y constitución. Igualmente requería construir un sistema de alertas, alarmas y limites, así como un acompañamiento frente al supervisor para la aprobación del modelo como modelo interno.

Nuestra Aproximación

Se diseño un modelo de stocks para estimar la capacidad de cubrimiento de las obligaciones, basados en un riguroso trabajo estadístico para seleccionar las variables y encontrar el tipo de distribución y el mejor ajuste. Se diseño un indicador de riesgo de liquidez (IRL) y sobre este se construyó el sistema de alertas, límites, roles y reportes. Igualmente se diseñaron escenarios de stress coherentes con el sistema de límites y alertas. La institución cuenta hoy con el modelo interno aprobado por el regulador.

Los Beneficios

•La institución conoce la capacidad de cubrimiento de las obligaciones para los periodos escogidos, lo cual le da el respaldo para elaborar su estrategia de negocios.
• Tiene un modelo interno que cumple con los requisitos del regulador y que garantiza
la calidad del cumplimiento regulatorio.
• Está en capacidad de responder en avance a situaciones de estrés.

Sistemas Avanzados

El Problema

Una empresa contaba con un sistema de gestión certificado con la norma ISO 9001- 2008 sobre los procesos productivos; sin embargo, tuvo la necesidad de implementar un sistema de riesgo operativo y de control que puso en evidencia que tales procesos adolecían de la identificación de riesgos, controles y planes de gestión frente a los requerimientos definidos por el Gobierno en sus metas y objetivos.

Nuestra Aproximación

Se orientó el sistema de gestión certificado a la identificación y tratamiento de las causas de los principales riesgos, determinando aquellos aspectos de los procesos que requerían un fortalecimiento frente a un adecuado diseño y ejecución de controles. Esto significó la generación de planes de acción para la maduración del sistema de gestión de calidad, que en varios casos implico reestructurar los procesos objeto de certificación.

Los Beneficios

•Disminución de costos. su estrategia de negocios.
• Disminución de los niveles de riesgo.
• Maduración del sistema de gestión de calidad.
• Integración del sistema de gestión de calidad con los sistemas de riesgo y control.

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Servicios Complementarios

Gestión de Modelos Operativos

Efectuamos una evaluación de los procesos existentes, con el fin determinar su grado de alineación con la estrategia y su eficiencia operacional. Esta evaluación nos permite determinar el GAP entre la situación actual y el deber ser, así como el diseño e implementación del Modelo Operativo más apropiado para la organización: procesos, procedimientos, estructura, cargos y controles, incorporando las mejores prácticas en procesos de negocio (Business Process Management-BPM).

Diseño e Implementación de Estructuras Organizacionales

Evaluamos la estructura organizacional óptima para el logro de los objetivos corporativos, el diseño de los cargos necesarios en todos los niveles de la organización, la definición de los perfiles y documentación de funciones y responsabilidades, al igual que el diseño de los indicadores de gestión organizacional para que le permita monitorear el desempeño global.

Consultoría en Business Process Management (BPM)

Asesoramos en las mejores prácticas para el modelado de procesos de negocio bajo el estándar BPMN, ajustados a las necesidades de los clientes que combinan metodologías probadas, intervención de expertos en negocios y tecnología de BPA y BPMS para soportar el concepto.

Alineación e Integración de los Sistemas de Procesos y Gestión de Calidad

Integración de la información, estructuras de gestión de calidad y de los procesos con los requerimientos y responsabilidades de aseguramiento y desempeño del Gobierno Corporativo que permita potenciar las acciones de proyectos y procesos con estándares de calidad, apoyado en los contextos estratégicos la planeación tecnológica y la arquitectura empresarial.

Arquitectura Empresarial

A través de esta línea de consultoría ofrecemos un proceso de mejoramiento continuo, de acuerdo con la necesidad de un desempeño confiable y escalable guiado por una constante innovación, garantizando que su operación sea el soporte necesario para su negocio, manteniendo así una visión integral gobernada desde una detallada arquitectura empresarial.
Para lograrlo contamos con un equipo experto en:

•Definición de la Visión

Lo acompañamos en la definición de la visión general del proyecto, resultado de un juicioso proceso metodológico de análisis de factores asociados a la capacidad, impacto, riesgo y beneficio de cada uno de los motivadores de cambio identificados.

•Definición de la Situación Actual

Establecemos la situación actual de su organización involucrando los cuatro dominios de la arquitectura empresarial (Negocio, Datos, Aplicaciones e Infraestructura), en donde valoramos la capacidad actual de su organización y el nivel de madurez inicial.

•Diseño de la Situación Objetivo

Diseñamos junto a usted la situación en la que su organización quiere estar y los cambios que en cada dominio debemos implementar para alcanzarla. En esta fase empleamos toda nuestra experiencia para proponer alternativas que faciliten el logro de sus objetivos, reduciendo los riesgos y aumentando las probabilidades de éxito.

•Diseño del Plan de Acción

Identificamos cada una de las brechas que deben ser cerradas para llegar a su objetivo final, estableciendo y priorizando las acciones que se deben llevar a cabo. Lo asesoramos en la planeación y ejecución de cada uno de los proyectos que de ahí se desprendan basados en el acompañamiento de los expertos con los que contamos para cada dominio.

•Marco de Trabajo

El marco de trabajo que nos guía es TOGAF (The Open Group Architecture Framework) que dispone de un conjunto de herramientas para la definición y gobierno de su propia arquitectura empresarial. Con una adecuada utilización de la metodología propuesta por TOGAF llamada AMD (Architecture Development Method) lograremos alinear la visión de su negocio con la operación que la debe soportar.